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公函的基本知識

時間:2024-10-15 06:36:41 公函 我要投稿

公函的基本知識

  (1)公函的構成

公函的基本知識

  公函包括標題、主送機關題與正文加以介紹。

  ①標題一般由發文機關、事由、文種組成。一般發函為《關于××(事由)酌函》;復函為《關于××(答復事項)的復函》。

  ②正文一般包括三層:簡要介紹背景情況;商洽、詢問、答復酌事項和問題;希望和要求,如“務希研究承復“敬請大力支持為盼”等。

  (2)公函的寫作要求

  ①要一函一事,切忌一函數事。

  ②要體現平等坦誠精神,主體平等,不卑不亢。請求性函作為商洽性公文在平行或不相隸屬機關單位問使用,一個突出的特點是行文單位和受文單位之間在法律、政治、經濟地位方面酌平等關系,亦即主體平等。這就要求撰擬者將這種平等意識融入請求性函的寫作中,不因“有求于入”而心存卑微,刻意作恭敬語;也不因單位大或執權力而凌駕于人、居高臨下。力求做到不卑不亢。

  ③態度謙和,措辭得體。不卑不亢不等于不講禮貌,請求性函尤其要注意態度謙和,行文中表現出對受文單位的尊重。尊重他人才會被入尊重,才能創造愉快酌合作氛圍。這里要特別指出酌是態度謙和不等于故作謙卑,行文講究措辭得體適度,謙遜過度反而有損敬意的表達。

  ④請求明確,以城相商。請求明確是指要開誠布公地提出問題,確切地說明是什么事,商洽什么,告知什么,請求什么,即請求對方做什么。以誠相商是表現商洽性酌關鍵所在。要充滿誠意,以誠摯之心去感染入、打動人。可以向對方介紹自己,介紹自己的意愿、方案,也可以陳述提出問題的依據、背景材料;還可以闡述理由,以取得對方的充分理解。當然應該要言不煩,啰嗦拖沓的文字使入難有好印象,效果肯定不佳。

  請求性函是程式化較少,寫作相對自由的文種,其寫作的藝術性較高,特別注重以理服人,以誠動人。把握請求性與商洽性兩大特點并力求二者的有機統一、協調平衡是請求性函寫作的關鍵。

  例文:

  關于購副檔案法規及機關企事業檔案室升級標準文件匯編》一書的函 各縣(市)、區、局、廠、礦、公司檔案局、科,市宜各單位:

  為了促進各級檔案館室的基礎業務建設,深人貫徹實施《檔案法》,推動檔案管理規范化、標準化、現代化進程,市局精心選編了《檔案法規及機關企事業檔案室升級標準文件匯編》一書。內容主要有;(一)修改后的《中華人民共和國檔案法》全文……該書屬于法規及規范性文件匯編,是檔案工作、文書工作及辦公部門必備的工具書,無論單位性質或大或小都應該購買。團印數有限,請各級檔案部門、辦公部門組織有關人員從速購買。每冊收成本費12.oo元,可郵局匯款,也可銀行匯款,或來人購買,款到發書。

  郵局匯款(略)

  銀行匯款(略)

  ××市檔案局(印章)

  ××××年×月×日

  這是一則推銷書籍的請求性函,卻不見半點請求性和商洽性,寫得像指示性通知。本來,為了檔案工作的規范化,選編相關法規成書銷給有關單位也無不可。但如此行文卻實在欠妥,這種強如于人的命令語氣應該徹底根棄。

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